Nach dem Event ist vor dem Event – persönliche Tipps für eine erfolgreiche Eventplanung

In den vergangenen Wochen hatten wir gleich mehrfach das Vergnügen, uns einer unserer Lieblingsdisziplinen zu widmen: Dem Event-Management. Ein grossartiges Gefühl, wenn man wochen- oder meist sogar monatelang auf einen bestimmten Tag hinarbeitet, plant, organisiert, Feuer löscht, delegiert, produziert und dann in die begeisterten Gesichter der Gäste und Veranstalter blicken darf.

Egal, ob Kleinanlass oder Grossevent: Die nachfolgenden Punkte helfen, damit Events sicher gelingen. Gerne teilen wir einige persönliche Tipps – ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

1. Arbeiten mit einer Steuergruppe mit entscheidungs- und weisungsbefugten Mitgliedern, die möglichst von Anfang bis zum Ende in der gleichen Zusammensetzung bestehen soll. Bei Grossevents wichtig: Auch wichtige Partner oder z.B. Sponsoren in die Steuergruppe miteinbinden.
2. Eventziele sowie Erwartungen festhalten und von der Steuergruppe „absegnen“ lassen. Ein guter Anlass folgt inhaltlich immer einem roten Faden.
3. Budget festlegen und zwingend eine Reserve einplanen. Budget muss vom Veranstalter freigegeben werden. Bei langen Planungsphasen Zwischenstände melden, damit Überblick gewährleistet und bei Abweichungen rechtzeitig reagiert werden kann.
4. Teilnehmerzahlen/Gästelisten verbindlich festlegen und Deadlines kommunizieren (genügend Zeitreserven einplanen z.B. für Planung des Caterings etc.).
5. Mitarbeitende miteinbeziehen resp. informieren, auch wenn sie am Anlass selbst keine aktive Funktion haben.
6. Ämtlipläne erstellen und Mitwirkende/Involvierte briefen – am besten auch nochmals direkt vor Ort.
7. Drucksachen und Kommunikationsmassnahmen rechtzeitig planen und produzieren lassen (Vorlaufzeiten beachten!). „Save the date“ versenden.
8. Drehbuch erstellen – gerade Auf- und Abbauzeiten und die Zuständigkeiten sorgen immer wieder für Diskussion, wenn sie nicht vorab geklärt werden. Ein Drehbuch entlastet das Event-Management und gibt den Veranstaltern die nötige Sicherheit.
9. Schriftliche Vereinbarungen mit allen Partnern/Lieferanten treffen (v.a. wichtig: terminliche und zeitliche Absprachen sowie Kostenvereinbarungen inkl. Reserve)
10. Catering des Vertrauens verpflichten – keine Experimente bei wichtigen Anlässen!
11. Verantwortliche gehören vor Ort: Event-Manager/innen sind in der Regel die ersten die kommen und die letzten die gehen.
12. Notfallliste erstellen – nimmt Druck während dem Anlass und verkürzt die Reaktionszeiten im Ernstfall (je nach Veranstaltungsart macht auch die Besprechung eines Notfallszenarios Sinn).
13. Nachbesprechung/De-Briefing: Lobende, aber auch kritische Punkte von allen Mitwirkenden (und Lieferanten) gleich nach dem Anlass aufnehmen und für kommende Veranstaltungen – im Rahmen einer Projektoptimierung – festhalten.
14. Meinungsumfragen bei Gästen – keine Rückmeldung ist wertvoller, als die der Gäste. Während dem Anlass kann bereits eine „Grundstimmung“ aufgenommen werden. Nach Möglichkeit bietet es sich an, nachträglich auf dem schriftlichen Weg nochmals nachzufassen und sich für den Besuch zu bedanken.
15. Zu guter Letzt: Ein Anlass mit Herz heisst auch, auf Details zu achten und den Event immer wieder aus Sicht der Gäste durchspielen. Eine kleine Geste da, eine zusätzliche Beschriftung dort sowie beispielsweise eine persönlicher Verabschiedung können den Event entscheidend positiv beeinflussen.

Wir wünschen viel Erfolg beim nächsten Event – falls Unterstützung benötigt wird – wir als passionierte Eventleiterinnen freuen uns über jede Kontaktaufnahme.